Wybór agencji reklamowej do obsługi działań promocyjno-reklamowych banku na lata 2024 -2026

Wybór agencji reklamowej do obsługi działań promocyjno-reklamowych banku na lata 2024 -2026

Przedmiotem zamówienia jest wybór agencji reklamowej do obsługi działań promocyjno-reklamowych banku na lata 2024 - 2026 wspierającej Zamawiającego w realizacji strategii reklamowej online, offline, skierowanych do określonych grup interesariuszy oraz świadczenie kompleksowej obsługi ATL, BTL oraz Digital.

1. Przedmiotem zamówienia jest wybór agencji reklamowej do obsługi działań promocyjno-reklamowych banku na lata 2024 - 2026 wspierającej Zamawiającego w realizacji strategii reklamowej online, offline, skierowanych do określonych grup interesariuszy oraz świadczenie kompleksowej obsługi ATL, BTL oraz Digital.

Przedmiot zamówienia będzie realizowany w zależności od potrzeb Zamawiającego i obejmuje następujące zadania:

1) współpracę przy tworzeniu strategii reklamowej offline i online BGK,

2) świadczenie kompleksowej obsługi:

a) ATL (reklama kierowana do szerokiej grupy docelowej, np. reklama w telewizji, outdoor);

b) BTL (reklama kierowana do klienta zindywidualizowanego, spełnia głównie cele służące konwersji);

c) Digital (marketing internetowy); zgodnie z Załącznikiem nr 1 - Opis Przedmiotu Zamówienia do Umowy;

3) inne działania wymienione w OPZ, ściśle związane z realizacją Umowy i w niej wskazane.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, warunki realizacji zamówienia, płatności określony został w Opisie Przedmiotu Zamówienia (dalej: "OPZ”) oraz Projektowanych postanowieniach umowy (dalej: "PPU”).

3. Zamawiający podzielił przedmiot zamówienia na zamówienie podstawowe oraz zamówienie objęte prawem opcji.

Przedmiotem zamówienia podstawowego jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług określonych w OPZ przez okres obowiązywania Umowy lub do czasu wyczerpania kwoty, o której mowa w §7 ust. 1 pkt 1) Umowy, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej.

Przedmiotem zamówienia objętego prawem obligatoryjna jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług określonych w OPZ po wykorzystaniu środków przeznaczonych na realizację zamówienie podstawowe do upływu okresu obowiązywania Umowy lub do czasu wyczerpania kwoty, o której mowa w §7 ust. 1 pkt 2) Umowy, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej.

Zamawiający po wydatkowaniu 50% wynagrodzenia przewidzianego w Zamówieniu podstawowym, wskazanego w § 7 ust. 1 pkt 1) Umowy, przeprowadzi ocenę współpracy z Wykonawcą, a ocena będzie miała wpływ na decyzję Zamawiającego o skorzystaniu z Opcji. Szczegółowy proces oceny określa Załącznik nr 2 do SWZ- PPU.

Zamawiający informuje, że prawo opcji jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie musi skorzystać w ramach niniejszego zamówienia. Skorzystanie z prawa opcji, w całości lub w części, jest zastrzeżone do wyłącznej decyzji Zamawiającego. W przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji w całości lub części Wykonawcy nie będzie przysługiwało dodatkowe wynagrodzenie, ani jakiekolwiek roszczenie.

Przedmiotem zamówienia objętego prawem obligatoryjna jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług określonych w OPZ po wykorzystaniu środków przeznaczonych na realizację zamówienie podstawowe do upływu okresu obowiązywania Umowy lub do czasu wyczerpania kwoty, o której mowa w §7 ust. 1 pkt 2) Umowy, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej. Zamawiający po wydatkowaniu 50% wynagrodzenia przewidzianego w Zamówieniu podstawowym, wskazanego w § 7 ust. 1 pkt 1) Umowy, przeprowadzi ocenę współpracy z Wykonawcą, a ocena będzie miała wpływ na decyzję Zamawiającego o skorzystaniu z Opcji. Szczegółowy proces oceny określa Załącznik nr 2 do SWZ- PPU.

Zamawiający informuje, że prawo opcji jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie musi skorzystać w ramach niniejszego zamówienia. Skorzystanie z prawa opcji, w całości lub w części, jest zastrzeżone do wyłącznej decyzji Zamawiającego. W przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji w całości lub części Wykonawcy nie będzie przysługiwało dodatkowe wynagrodzenie, ani jakiekolwiek roszczenie.

Przedmiot zamówienia będzie współfinansowany ze środków UE i budżetu Państwa ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. W kolejnych latach (2024-2027) realizacji Umowy, Zamówienie będzie realizowane w ramach programu operacyjnego Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki 2021-2027 (FENG).

Oświadczenie Wykonawcy odnośnie przestrzegana przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz regulacji i wytycznych, w tym przepisów krajowego i międzynarodowego prawa podatkowego oraz odpowiednich przepisów w zakresie przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu a także zgodności z wymaganiami Komunikatu Komisji Europejskiej w sprawie nowych wymogów dotyczących unikania opodatkowania w prawodawstwie UE, regulującego w szczególności operacje finansowania inwestycji C(2018) 1756, C(2018) 175, wraz z wszelkimi jego aktualizacjami – wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 10 do SWZ

Zamawiający wymaga, żeby Wykonawca zapewnił stabilność ekonomiczną oraz potencjał finansowy realizacji zamówienia poprzez spełnienie następujących warunków:

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że przestrzega powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz regulacji i wytycznych w tym przepisów krajowego i międzynarodowego prawa podatkowego oraz odpowiednich przepisów w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz zapewnia zgodność z wymaganiami Komunikatu Komisji Europejskiej w sprawie wymogów dot. unikania opodatkowania w prawodawstwie UE, regulującego w szczególności operacje finansowe i inwestycje C(2018) 1756, wraz z wszelkimi aktualizacjami.

1. Wykaz osób (potencjał kadrowy), skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – wzór wykazu stanowi załącznik nr 12 do SWZ;

2. Wykaz zamówień wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których zamówienia zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te zamówienia zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego zamówienia zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert – wzór wykazu "Doświadczenie” stanowi załącznik nr 11 do SWZ.

zdolności technicznej lub zawodowej:

a) warunek dotyczący dysponowania odpowiednim potencjałem kadrowym:

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje:

- co najmniej jedną osobą legitymującą się odpowiednimi kwalifikacjami zawodowymi, wykształceniem i doświadczeniem i którą Wykonawca zatrudnia na podstawie umowy o pracę, umowy o pracę na czas oznaczony lub nieoznaczony lub umowę o prace na pełny etat lub część etatu tj.:

Kierownika zespołu – Opiekuna klienta – Account Manager spełniająca wskazane poniżej warunki:

- pełniąca funkcję kierownika zespołu w ciągu ostatnich dwunastu (12) miesięcy przed upływem terminu składania ofert, zarządzająca kompleksową obsługą realizowanych projektów promocyjnych, utrzymującą relacje pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą przez cały okres trwania umowy,

- która posiada minimum dwa (2) lata doświadczenia w kierowaniu, co najmniej trzema (3) ogólnopolskimi kampaniami, z których każda była kampanią o co najmniej jednym z wymienionych charakterów, tj. ogólnopolską kampanią reklamową wizerunkową, informacyjną, lub sprzedażową, obejmującą co najmniej następujące nośniki przekazu: Internet, prasa, radio, TV i jednocześnie każda kosztowała min. 1 000 000,00 zł brutto (słownie: jeden milion złotych) - wartość kampanii nie obejmuje kosztów związanych z zakupem mediów.

b) warunek dotyczący doświadczenia:

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie:

- co najmniej 2 (dwa) zamówienia o łącznej wartości nie mniejszej niż 6 000 000 (sześć milionów) zł brutto, przy czym co najmniej 2 (dwa) z zamówień o wartości nie mniejszej niż 1 000 000,00 (jeden milion) zł brutto każde.

Wykazywane przez Wykonawcę zamówienia spełniające powyższy warunek powinny sumarycznie uwzględniać wszystkie poniższe punkty:

1.Współpracę przy tworzeniu strategii i kampanii produktowych, programowych i wizerunkowych,

2.Współpracę z domem mediowym obsługującym klienta w zakresie ostatecznego kształtu strategii i doboru mediów,

3.Świadczenie kompleksowej obsługi ATL (reklama kierowana do szerokiej grupy docelowej, np. reklama w telewizji, outdoor), BTL (reklama kierowana do klienta zindywidualizowanego) oraz Digital (marketing internetowy). Przez pojęcie kompleksowej obsługi (wyróżnione w zdaniu powyżej) Zamawiający rozumie co najmniej:

1)Tworzenie tekstów reklamowych przez copywritera, korektę i redakcję tekstów, tworzenie projektów graficznych reklam prasowych i outdoorowych (zewnętrznych), tworzenie tekstów reklam radiowych i pomysłów na oprawę muzyczną reklam oraz tworzenie scenariuszy reklam telewizyjnych (storyboardy), billboardów sponsorskich, animacji i wizualizacji, rysunków do animatików, prezentacji, w tym wymagających zaangażowania przez Wykonawcę: pracownika działu obsługi klienta, artysty grafika (art director), autora tekstów reklamowych (copywritera), dyrektora kreatywnego, wraz z produkcją i dostarczeniem tych materiałów reklamowych przeznaczonych do emisji wg. specyfikacji podanej przez dom mediowy obsługujący klienta lub przez klienta do dysponentów mediów.

2)Projektowanie, tworzenie i opracowywanie projektów materiałów reklamowych i promocyjnych BTL, obejmujących w szczególności: tworzenie tekstów i grafik przez autorów (copywritera oraz art directora), tworzenie projektów graficznych tych materiałów, opracowanie plakatów, broszur, kompleksową obsługę procesu kreacji wydawnictw promocyjnych klienta, opracowywanie projektów innych materiałów kreatywnych towarzyszących kampanii reklamowej.

Dalsza część minimalnego poziomu wymagań została opisana w sekcji VI.3 niniejszego ogłoszenia.

1. Wybrany Wykonawca jest zobowiązany do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w Projektowanych postanowieniach umowy (PPU) – załącznik nr 2 SWZ.

2. Zmiana umowy podlega unieważnieniu, jeżeli została dokonana z naruszeniem art. 454 i art. 455 ustawy Pzp. W takim przypadku stosuje się postanowienie umowne w brzmieniu obowiązującym przed tą zmianą (art. 458 ustawy Pzp).

3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie wskazanym w Umowie. Zmiana umowy wymaga dla swej ważności, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej.

1. Odszyfrowanie i otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu, w którym upływa termin składania ofert, o godz. 12:30, przy użyciu systemu teleinformatycznego – Platformy Zakupowej.

2. W przypadku awarii tego systemu, która spowoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez Zamawiającego, otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po usunięciu awarii.

c.d z sekcji III.1.3):

Usługi z zakresu Digital: obejmujące projektowanie, tworzenie, opracowywanie i produkcję materiałów przeznaczonych do prezentowania w Internecie i innych mediach cyfrowych, w szczególności tworzenie tekstów i grafik reklamowych przez autorów (copywritera oraz art directora) oraz tworzenie projektów graficznych i niestandardowych oraz innowacyjnych form tych materiałów wraz z produkcją tych materiałów wg specyfikacji podanej przez dom mediowy obsługujący klienta, przygotowywanie projektów strategii kreatywnych dla potrzeb kampanii reklamowych realizowanych z liderami opinii (influencerami) oraz tych prowadzonych w Internecie wraz z projektami materiałów reklamowych, poprzez przystosowanie wcześniej stworzonych strategii kreatywnych kampanii reklamowych ATL i materiałów reklamowych ATL do celów reklamy internetowej.

4) Zakup zdjęć i ich obróbka na potrzeby projektów graficznych promujących klienta;

5) Opracowywanie mechanizmów akcji promocyjnych i ich komunikacja;

6) Produkcja i postprodukcja w ramach wewnętrznych kompetencji Wykonawcy lub nadzór i koordynacja procesu produkcji przez Wykonawcę u podwykonawców, w tym pełny zakres usług DTP: skład i przygotowanie materiałów do druku, korekta tekstowa, korekta kolorystyczna, zaawansowany retusz i montaż zdjęć, adaptacja i templatyzacja materiałów, rendery 3D (trójwymiarowe, fotorealistyczne wizualizacje), produkcja proof’ów cyfrowych z certyfikacją ISO, montaż oraz remontaż spotów, online materiałów filmowych i postprodukcja obrazu, online materiałów filmowych i postprodukcja dźwięku;

7) Kompleksowa organizacja sesji zdjęciowych: castingi, stylizacje, budowa planu, scenografia, hale zdjęciowe, dedykowane lokacje, packshot service (wysokiej jakości zdjęcia o charakterze katalogowym wraz z kompleksową obsługą logistyczną);

4. Uczestnictwo w badaniach rynkowych i marketingowych oraz ich analizę;

5. Współpracę w przygotowaniu strategii komunikacji z punktowym uwzględnieniem liderów opinii - influencerów;

6. Reprezentowanie klienta przy negocjacjach z "celebrytami” i influencerami.

W przypadku, gdy przedmiotem zamówienia są świadczenia powtarzające się lub ciągłe, Zamawiający dopuszcza nie tylko zamówienia wykonane (tj. zakończone), ale również wykonywane. W takim przypadku część zamówienia już faktycznie wykonana to terminu składania ofert musi spełniać wymogi określone przez Zamawiającego w warunku dla zamówień zakończonych.

W przypadku, gdy wartość zamówienia została wyrażona w walucie innej niż PLN, Wykonawca zobowiązany jest do jej przeliczenia na PLN przyjmując jako podstawę średni kurs danej waluty opublikowany przez NBP (wg tabeli A kursów średnich walut obcych) w dniu publikacji ogłoszenia o niniejszym zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Jeśli publikacja ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej nastąpi w dniu, kiedy NBP nie publikuje tabeli kursów średnich, należy przyjąć kurs z tabeli kursów średnich, opublikowany w dniu najbliższym po dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

1. Oferta musi być zabezpieczona wadium w wysokości 40 000,00 PLN (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100).

2. Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. procedury odwróconej, o której mowa w art. 139 ust. 1 ustawy Pzp, tj. Zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.

Odwołanie wnosi się na zasadach określonych w dziale IX ustawy Pzp.